来源:办公室 发布时间:2025 年 10 月 14 日 浏览次数:46 作者:万蕾
近日,博远生态公司顺利完成水利档案规范化管理综合评估复查整改工作,聚焦制度完善、标识优化、存量档案数字化等核心任务,为公司生产经营稳健推进与“十五五”新征程的开启,筑牢了坚实的信息基石。
积极统筹,绘就整改“路线图”
2024年10月,根据水利档案规范化管理综合评估复查意见及汉江集团档案馆要求,博远生态公司全面启动为期近一年的整改工作。针对档案管理制度更新不及时、数字化覆盖率不足、库房标识不完整等问题,公司第一时间成立由分管领导牵头、办公室统筹协调、多部门协同的专项整改小组。办公室迅速召开专题会议,确立“完善制度、统一标准、数字转型、精准编号”四大方略,细化目标责任与时间节点,构建“事事有抓手、件件有着落”的整改工作机制,为整改任务高效推进奠定坚实基础。
健全制度,筑牢管理“压舱石”
制度是管理的基石。根据《长江水利委员会档案管理规定》,整改小组结合公司业务发展实际,同步修订公司的《档案管理办法》《档案分类方案、归档范围和保管期限表三合一制度》,新增合同档案门类,并将保管期限由10年延至30年,增设“档案信息化建设”章节;同步编制《档案管理作业指导书》,细化岗位职责、工作流程和操作标准。新建制度体系全面覆盖了从传统载体档案到电子档案的全生命周期管理,推动档案管理进一步实现制度化、规范化管理。
攻坚破难,打赢存量“翻身仗”
聚焦“纸质档案占比高、检索效率低、存储风险大”难题,公司启动“存量档案数字化攻坚行动”,按照“高频利用、高价值优先”原则,分阶段推进数字化工作。第一阶段,重点聚焦1986—2011年文书档案、1978—2014年科技档案、会计档案报表三大类核心资料,委托专业机构开展扫描、著录、装订工作,安排专人全程跟进,确保扫描件清晰度、著录信息准确性符合《纸质档案数字化规范》要求。第二阶段,针对扫描完成的档案,建立“纸质档案+电子档案”双套制管理模式,将电子档案导入汉江集团档案管理系统,实现“按年度、按类别、按关键词”多维度检索。截至2025年9月,累计完成4015件、4.9万页纸质档案的数字化转换,存量档案数字化覆盖率从整改前的87%提升至100%。此举不仅解决了“存”的难题,更实现了“用”的飞跃,为公司档案管理数字化转型盘活了存量资源。
提质强基,完善档案“保障网”
档案库房及查阅区的标识体系,是规范化管理的直观呈现。针对复查所指出的标识问题,整改小组秉持“清晰化、标准化、人性化”原则,对档案管理区域的标识进行全面优化升级。在库房内外新增了10余块档案管理安全标识,在2号库房增设“库房柜架排列示意图”。另外,新增3个摄像头实现24小时监控全覆盖,扩充硬盘保障30日视频存储。
精准补漏,夯实财务“追溯链”
为满足公司财务内控与审计追溯的刚性需求,进一步规范整理会计档案。针对部分存量会计档案编号缺失问题,办公室会同财务部门对1978—2014年未编号的4726册会计档案统一补编编号,张贴防水耐磨标签。凭证“一码一档”的实现,确保“账实相符、对号可查”。
此次档案管理专项整改,既是一次问题“清零”的集中行动,更是一次管理全面跃升的实践。立足新起点,博远生态公司已编制完成《“十五五”档案管理工作规划》(2026—2030年),明确未来五年将推动档案管理从规范化向“精细化、智能化、价值化”转型,持续发挥档案在公司治理、风险防控和知识创新中的支撑作用,为公司高质量发展注入更强动能。